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Courrier, factures, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à traiter et à garder. Comment les stocker et traiter de manière rapide et efficace ? Comment les reuissir à garder pour les besoins futurs ? Comment s’assurer que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 reccomandations à choisir pour ne plus s’embêter mais les assurer efficacement ! Vous avez décidé d’apporter de l’ordre dans vos papiers ? Vous y arriverez avec un peu d’effort, de la méthode et aussi de la régularité. Et pour correctement commencer, prenez le temps de vous y préparer.
L’acte d’arrivée sur terre prouve légalement l’état civil d’une personne. c’est la raison pour laquelle une copie entière ou un extrait de cet acte sont provoqués pour de nombreuses démarches officielles comme un mariage, un divorce ou aussi une demande ou un renouvellement de papiers d’identité. A qui doit-on s’adresser pour demander un extrait d’acte de naissance ? Quelles sont les démarches pour l’obtenir ? L’acte d’arrivée sur terre est un document réponse écrite officiel dont la forme et le contenu sont définis par la loi et qui démontre la naissance d’une personne. Il est signé par un officier de l’état civil qui certifie sa légalité. Toute naissance doit en effet être déclarée dans les trois jours après l’accouchement auprès du représentant de l’état civil de la commune du lieu d’arrivée sur terre.
tous ceux qui ont l’habitude de partir en voyage fréquemment ou de temps en temps savent que l’un des pires mauvais rêves envisagés est de gacher ses papiers d’identité, ultimes sésames dans les destinations du monde entier. Pour se prémunir contre cela, les plus prévoyants ont l’habitude de faire chauffer la photocopieuse avant le départ en voyage. Des copies glissées dans chacune des valises, dans le pardessus, le porte-feuille, etc. On est jamais trop prudent ! Les craintes détiennent néanmoins présentes, et l’ingénieux système, faillible.
Dans l’administratif, l’heure est à la dématérialisation : de plus en plus d’organismes limitent les envois de courriers et se recentrent sur les papiers dématérialisés, envoyés par e-mail ou disponibles sur l’espace personnel en ligne de chaque personne. Certaines personnes sont encore dubitatives face à cette raréfaction du papier : pourtant, il s’agit d’un point concret pour notre planète — mais aussi pour le côté pratique, puisque le nombre de documents à retenir rétréci d’année en année !
Le secret pour ne pas être débordé, c’est de ne pas ranger sans attente. L’action de sortir la pochette, chercher la bonne place pour le document, le remiser puis ranger la pochette est quelque chose de long, sans aucune valeur ajoutée pour votre business et à la longue maussade. Non, la façon de procédé, c’est de procrastiner. Bon, une procrastination organisée…La meilleure organisation possible est d’avoir un scanner et une bannette à côté. Scannez chaque document important ( facture, contrat, etc ) et posez dans votre bannette ( dans l’idéal à plusieurs étages ) les documents de facturation dans la corbeille Comptabilité, les papiers Administratifs dans Administratif, etc…Une fois mensuellement, videz la bannette en rangeant les papiers papiers là où ils doivent aller.
Lorsque les courriers arrivent, il est important d’effectuer un pré-classement pour éviter qu’ils s’entassent pendant des mois dans un coin du bureau. Les courriers urgents sont à lire immédiatement, tandis que les autres peuvent être rangés par ordre de priorité. Il est recommandé d’avoir un organiseur de bureau pour aménager les papiers importants qui demandent une action ( paiement d’une facture, convocation… ) et les papiers qui doivent être classés ( relevés bancaires, factures en prélèvement automatique… ). Cette astuce permet de se enlever dès le début des papiers obsolètes pouvant être jetés à l’exemple des prospectus et des pubs.
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